Pour toutes vos réunions, Aster vous prépare votre compte-rendu, vous rend la prise de notes extrêmement simple et diffuse le CR en un clic !
Voici comment démarrer et reprendre le contrôle de vos réunions dès la prochaine

Choisissez votre première réunion

Alors ça, c'est facile 😁
Aster est faite pour toutes vos réunions qui aboutissent à des décisions et un plan d'actions à suivre. Ça en fait, n'est-ce pas ?!

Vous devez organiser une réunion ? Créez-la directement dans Aster. Vous pouvez également choisir des réunions existantes pour lesquelles utiliser Aster

Petit secret : Aster est particulièrement optimisée pour vos réunions récurrentes de type réunion d'équipe, bilatérale, comité projet, revue des vente, etc. En effet, elle reprend automatiquement le contenu important du CR précédent pour la prochaine réunion !

Créez votre réunion directement dans Outlook ou dans votre navigateur

Depuis Aster dans le navigateur

Cliquez simplement sur "Ajouter une réunion et laissez-vous guider !

A la fin, de la création, un lien vous sera fourni. Vous pouvez le coller dans votre invitation si vous souhaitez que vos participants y contribuent.

Depuis Outlook 😎

Pour vous simplifier la vie, Aster se rend disponible directement dans votre agenda Outlook !
Ainsi, vous ne changez presque rien à vous habitudes. Lorsque vous créez l'invitation, cliquez simplement sur l'icône dans le ruban d'une nouvelle invitation pour y accéder.

Pour installer cet add-in, différentes configurations existent selon les contraintes de votre organisation. Il se peut alors :

  • Que l'add-in soit déjà installé. Génial, il n'y a rien à faire !
  • Que vous puissiez installer vous-même l'add-in. Dans ce cas, reportez-vous à cet article
  • Qu'il faille passer par votre administrateur Microsoft.

Dans les deux derniers cas, n'hésitez pas à contacter un membre de l'équipe Aster par chat directement dans l'application. Nous nous ferons un plaisir de vous guider !

Dans le vif du sujet

Toutes les étapes suivantes sont facultatives pour que votre expérience puisse être simple.
Ceci dit, Aster permet également d'intégrer l'agenda, l'objectif et les rôles de chacun directement dans l'invitation. Ce qui permet d'informer clairement du contenu de la réunion et donc de maximiser l'efficacité de la réunion.

Aster vous guide pour planifier une réunion ayant toutes les chances de succès.

En utilisant Aster depuis Outlook, vous pourrez constater qu'Aster reporte toutes les informations directement dans le corps de l'invitation. Tous vos participants auront donc le bon niveau d'information, très simplement.

Préciser l'objectif et le contexte

Au-delà du nom de la réunion ("point d'équipe", "comité roadmap" ou le fameux "1-1 Pierre/Madeleine"), il est essentiel de préciser ce qui est attendu à la fin de la réunion.

Aster vous invite à préciser l'objectif, et l'intègrera automatiquement dans l'invitation Outlook.

Définir l'ordre du jour et le timing

Puis, renseignez les différents sujets (et éventuellement leur objectif). Vous pouvez allouer un temps à chacun des sujets.

Cela a un effet bénéfique : se poser clairement la question du temps nécessaire pour traiter chacun des sujets, et ainsi adapter la durée de la réunion !

En effet, il n'est pas rare de créer une réunion d'une heure par défaut. Aster peut alors vous permettre de vous rendre compte que 30 minutes suffiront largement !

Inviter les bons participants et les briefer sur le travail préparatoire

De même que pour le timing, Aster vous invite à définir le rôle et le travail préparatoire de chaque participant (à envoyer avant ou à apporter en séance) :

  • Document, application à mettre à jour
  • Statut sur le plan d'actions
  • Remarques, idées à envoyer
  • Sujets à aborder en séance / points de blocage

Vous pourrez alors clairement identifier les personnes indispensables, de celles qui pourraient n'être destinataires que du CR, par exemple.

Valider la création de la réunion sur Aster

Enfin, cliquez sur "créer sur Aster", pour lancer le projet de compte-rendu ou vos participants pour contribuer, et qui vous servira à prendre vos notes en séance.
C'est l'étape indispensable pour utiliser la suite des fonctionnalités.

Les participants à votre réunion qui n'ont pas encore de compte recevront alors un mail d'activation pour pouvoir contribuer à votre réunion.

Prévenez vos participants de cette (nouvelle) pratique

N'hésitez pas, en parallèle de l'invitation, à communiquer auprès de vos participants sur le fait que vous conduisez cette réunion avec Aster.

Même si les informations concernant vos attentes pour la réunions sont claires, afin d'embarquer les participants dans l'utilisation d'un nouvel outil, il est essentiel de leur expliquer :

  • ce qu'est Aster, en quelques mots : pour cela, vous pouvez utiliser la vidéo pédagogique suivante
  • ce qui vous a motivé(e) à utiliser Aster : être mieux préparés, être plus efficaces en séance, atteindre plus simplement l'objectif de la réunion, mieux suivre les actions...
  • ce que vous attendez d'eux : en fonction de ce que vous souhaitez améliorer, indiquez ce qu'ils doivent faire dans Aster. Par exemple : partager le travail préparatoire en amont, remonter des points qu'ils souhaitent aborder, prendre des notes en séance dans le CR collaboratif...

N'hésitez pas à contacter l'équipe d'experts réunion d'Aster via le chat dans l'application ou en prenant un rendez-vous téléphonique en cliquant ici.
Ils pourront vous aider à identifier vos axes d'amélioration, concevoir votre utilisation d'Aster en fonction, et à communiquer auprès de vos participants.

Nous vous souhaitons une très belle première réunion avec Aster ! 

Avez-vous trouvé votre réponse?