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Application Teams d'Aster - Comment utiliser l'application
Application Teams d'Aster - Comment utiliser l'application
Thomas Dickele avatar
Écrit par Thomas Dickele
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Ce tutoriel s'adresse à vous si vous avez installé l'application Teams d'Aster et que vous souhaitez connaître son fonctionnement.

Si vous souhaitez savoir comment installer l'application Teams d'Aster, référez-vous à ce tutoriel.

Dans ce tutoriel, vous apprenez à vous servir de l'application Teams d'Aster pour bénéficier de toute la puissance d'Aster dans l'environnement Teams :

  • Prenez des notes, cochez des tâches, actez des décisions en temps réel et de manière collaborative sur Aster sans quitter l'écran de visioconférence, ni vos participants !

  • Envoyez le compte-rendu en un clic à la fin de la réunion depuis Teams

  • Notifiez automatiquement dans Teams et en temps réel vos participants qu'une tâche leur est attribuée ou que le compte rendu est disponible

Microsoft Teams rend possible vos réunions à distance, Aster les rend efficaces 💪💪

Bonne lecture !

Ce tutoriel est constitué de deux parties :

Partie 1 - Bot Teams d'Aster

Se connecter

Si vous venez tout juste d'installer l'application d'Aster dans Teams, cliquez sur "Commencer avec Aster".

Si vous avez déjà utilisé l'application d'Aster dans Teams, mais que vous ne savez plus si vous êtes connecté ou bien si vous ne savez plus quel compte est connecté, écrivez dans la conversation avec le bot d'Aster dans Teams : "Déconnexion".

La déconnexion a donc lieu et le bot d'Aster vous envoie un message vous proposant de vous reconnecter :

Cliquez donc sur le bouton "Me reconnecter".

Trois choix s'offrent à vous à ce stade :

  • vous n'avez pas de compte Aster : cliquez sur "Je n'ai pas encore de compte" et laissez-vous guider par les étapes jusqu'à la création de votre compte ;

  • vous avez un accès entreprise à Aster (vous vous connectez sur https://votre-entreprise.asterapp.io) : cliquez sur "Connexion entreprise" ;

  • vous avez un accès individuel ou avec votre équipe (vous vous connectez sur https://meetings.asterapp.io) : procédez à l'authentification simple.

Accès Entreprises :

Vous accédez à une page intermédiaire afin d'identifier votre instance.

Quittez l'instance "meetings" :

Entrez ici le nom de votre instance.

Une fois votre nom d'instance entré, connectez-vous à votre compte (via votre authentification habituelle sur Aster).

Votre application est fonctionnelle !

Une fois l'authentification faite, vous recevrez une notification de connexion réussie :

Vous êtes donc prêt·e à recevoir vos notifications compatibles dans Teams, et utiliser Aster directement dans vos réunions Teams.

Notifications du Bot d'Aster dans Teams

Vous êtes connecté au Bot d'Aster et ne savez pas comment recevoir des notifications ?

Tout est expliqué ci-dessous ! ⬇️ ⬇️

Le Bot Teams d'Aster peut envoyer 4 notifications différentes :

Note : vous pouvez recevoir des notifications seulement si le lien de la réunion est partagé (la case doit être cochée comme sur l'image ci-dessous) :

1. Notification qu'une tâche vous a été assignée dans une réunion Aster :

Assignation de la tâche dans Aster :

Notification du Bot d'Aster dans Teams :

Note : Vous ne pouvez recevoir cette notification seulement si c'est un autre utilisateur qui vous a assigné la tâche, si vous vous assignez vous même la tâche, vous ne recevrez pas de notification.

2. Notification de mention dans les notes d'une réunion Aster :

Mention dans Aster :

Notification du Bot d'Aster dans Teams :

Note : Vous ne pouvez recevoir cette notification seulement si c'est un autre utilisateur qui vous a mentionné, si vous vous mentionnez vous même, vous ne recevrez pas de notification.

3. Notification de rappel de préparation de la réunion Aster :

Rappel de préparation activé :

Notification du Bot d'Aster dans Teams :

Note : Cette notification fonctionne également pour les réunions récurrentes.

4. Notification de partage du compte rendu de la réunion Aster :

Partage du compte rendu dans Aster :

Notification du Bot d'Aster dans Teams :

Partie 2 - Aster dans une réunion Teams

Note : afin d'utiliser l'application d'Aster dans une réunion Teams, il est nécessaire que la réunion Teams soit au moins composée de 2 participants.

Voici les étapes à suivre :

  1. Créer une réunion Aster sur votre instance habituelle et inviter tous les participants (ignorer cette étape si la réunion Aster est déjà existante) ;

  2. Créer une réunion Teams et inviter tous les participants (ignorer cette étape si la réunion Teams est déjà existante) ;

  3. Dans les paramètres de la réunion Teams, cliquer sur le '+' en haut :

  4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquer sur Aster :

  5. Se connecter en suivant les étapes précisées ci-dessus dans la section de connexion au Bot Teams d'Aster ;

  6. Deux choix s'offrent désormais à vous :

    1. Sélectionner une réunion Aster déjà existante sur votre compte.
      Pour se faire, il vous suffit de sélectionner la réunion Aster que vous souhaitez lier à la réunion Teams dans la liste déroulante en cliquant sur "Cliquer ici pour sélectionner une réunion Aster existante" puis cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas à droite :

    2. Créer une réunion Aster.

      Pour se faire, il vous suffit de vous rendre dans la partie "...ou créez votre réunion sur Aster" en descendant légèrement :

      Trois choix s'offrent désormais à vous :

      1. Créer une réunion à partir d'un modèle :

        1. Cliquez sur le bouton "À partir d'un modèle" :

        2. Une nouvelle page s'affiche, vous demandant de sélectionner un modèle dans la liste déroulante :

        3. Il vous est possible de choisir trois types de modèles différents :

          1. Les modèles de base, pré enregistrés par Aster dans votre espace ;

          2. Les modèles que vous avez installé depuis notre banque de modèles ;

          3. Les réunions Aster que vous avez enregistré en tant que modèles.

        4. Une fois votre modèle sélectionné, une nouvelle page s'affiche, composée du titre de la réunion, son objectif ainsi que ses sujets et sous-sujets et vous expliquant que vous pourrez éditer la réunion après sa création et partager le compte rendu quand vous le souhaitez :

        5. Pour créer cette réunion, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer la réunion sur Aster" ;

        6. La création prend quelques instants, une fois créée, un message apparaît, vous précisant que votre réunion a été créée avec succès, et, que pour la lier avec la réunion Teams, il faut que vous cliquiez sur le bouton "Enregistrer" en bas à droite :

        7. La réunion Aster créée et enregistrée, elle apparaît désormais dans votre réunion Teams et vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous souhaitez.

      2. Créer une réunion à partir d'une réunion existante :

        1. Cliquez sur le bouton "En dupliquant une réunion existante" :

        2. Une nouvelle page s'affiche, vous demandant de sélectionner une réunion dans la liste déroulante :

        3. Une fois votre réunion sélectionnée, une nouvelle page s'affiche, composée du titre de la réunion, son objectif ainsi que ses sujets et sous-sujets et vous expliquant que vous pourrez éditer la réunion après sa création et partager le compte rendu quand vous le souhaitez :

          1. Un bouton avancé est affiché, vous permettant de choisir si vous souhaitez récupérer les discussions et tâches de la réunion ou seulement sa structure :

            1. Coché, vous récupérerez tout le contenu de la réunion (tâches à faire et discussions)

            2. Non coché, vous récupérerez seulement la structure de la réunion (sujets, sous-sujets, participants, tags, ...)

        4. Pour créer cette réunion, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer la réunion sur Aster" ;

        5. La création prend quelques instants, une fois créée, un message apparaît, vous précisant que votre réunion a été créée avec succès, et, que pour la lier avec la réunion Teams, il faut que vous cliquiez sur le bouton "Enregistrer" en bas à droite :

        6. La réunion Aster créée et enregistrée, elle apparaît désormais dans votre réunion Teams et vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous souhaitez.

      3. Créer une réunion à partir d'une page vierge :

        1. Cliquez sur le bouton "À partir d'une page vierge" :

        2. Une nouvelle page s'affiche vous expliquant que vous bénéficierez d'un espace de prise de notes et de rédaction, ainsi que vous pourrez éditer la réunion après sa création et partager le compte rendu quand vous le souhaitez :

        3. Pour créer cette réunion vide, donc qui signifie qu'Aster ne pré remplira aucun champs pour vous, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer la réunion sur Aster" ;

        4. La création prend quelques instants, une fois créée, un message apparaît, vous précisant que votre réunion a été créée avec succès, et, que pour la lier avec la réunion Teams, il faut que vous cliquiez sur le bouton "Enregistrer" en bas à droite :

        5. La réunion Aster créée et enregistrée, elle apparaît désormais dans votre réunion Teams et vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous souhaitez.

  7. La réunion Aster maintenant liée à la réunion Teams, il vous est possible de faire toutes les modifications que vous souhaitez sur la réunion Aster afin de la préparer au mieux :

  8. Lorsqu'il est l'heure de la réunion, rejoignez la réunion Teams avec l'application Teams sur votre bureau (le client lourd), puis afin de projeter la réunion Aster sur la réunion Teams, et, que tous les utilisateurs puissent apporter les modifications qu'ils souhaitent, cliquer sur le nom de la réunion Aster liée et suivez les instructions :

  9. Une fois arrivé à cette étape-ci, tout est bon, les utilisateurs peuvent voir et apporter les modifications qu'ils souhaitent à la réunion (sous réserve d'être connecté à l'application Aster dans Teams, d'avoir accès à la réunion Aster et d'avoir un rôle permettant de faire des modifications) :

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