Vos réunions nécessitent un suivi fort des sujets et les dates ne sont pas bien définies à l'avance ?

Le mode de création "A partir d'une réunion existante" vous permettra de gagner du temps dans la préparation en récupérant une partie du contenu du CR de la réunion passée : structure (sujets, sous-sujets), tâches en suspens, et sujets de discussions.

Depuis la webapp

  • Sur le tableau de bord, créez votre réunion en choisissant le mode de création "À partir d'une réunion existante".
  • Sélectionnez le nom du CR de la réunion que souhaitez utiliser.
  • Lors de l'étape 1, vous pouvez choisir de récupérer uniquement la structure (sujets et sous sujets) ou bien la structure et une partie du contenu (tâches à faire et sujets de discussions) comme ci-dessous.
  • Modifiez et/ou supprimez ensuite les sujets en les éditant comme ci-dessous. Ajoutez-en des nouveaux si vous le souhaitez.
  • Sur la dernière étape, modifiez les paramètres de votre réunion : date, heure, récurrence, les participants ainsi que les options à la création (rappel automatique dans la préparation et donner accès à la réunion)
  • Le mail d'invitation sera envoyé aux participants dès que vous validerez la création.🎉

Depuis le complément de votre agenda

Outlook

  • Après avoir ouvert le complément Outlook choisissez le mode de création "Créer à partir d'une Aster existante"
  • Choisissez ensuite la réunion dont vous souhaitez utiliser le CR.
  • En prévisualisant les grands sujets, vous pouvez modifier certain paramètres dans les options avancées comme ci-dessous :

- Récupération du contenu : la structure (sujets, sous sujets) ou plus

- Récupération du nom de la réunion et des participants

  • Après avoir cliqué sur "Créer l'Aster" pour valider votre choix, vous pouvez modifier la structure proposée en cliquant sur "Modifier l'ordre du jour" sans fermer votre invitation Outlook. Vous arriverez directement dans votre espace de prise de note pour éditer les sujets, et en ajouter de nouveaux si vous le désirez.
  • Revenez ensuite dans votre invitation Outlook, et cliquez sur la flèche comme ci-dessous pour mettre à jour l'ordre du jour dans la description de l'invitation.
  • Envoyez votre invitation avec un ordre du jour structuré🎉

Google Agenda

  • Créez ou ouvrez votre invitation puis le complément Aster depuis les extensions, si cela n'est pas déjà renseigné, indiquez le nom de votre réunion, les participants, l'heure, la date et périodicité.
  • Choisissez le mode de création "A partir d'une réunion existante" puis sélectionnez celui qui que souhaitez utiliser.
  • Envoyer l'invitation pour créer votre espace de prise de note une fois que vous avez revu et/ou validé la structure proposée.🎉

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