Cet article sera utile aux organisateurs de réunions bilatérales, 1:1.

Vous avez plusieurs points individuels avec les membres de votre équipe et vous aimeriez avoir une vue consolidée des différents échanges avec chacun ?

Fonctionnement pour créer une vue consolidée

Deux méthodes sont possibles dans Aster en fonction de vos besoins :

  • Vous voulez synchroniser chaque rĂ©union avec l'agenda et envoyer un CR Ă  la fin de chaque point aux membres de votre Ă©quipe (mĂ©thode 1)

A savoir : Vous aurez une réunion pour chaque point et une réunion consolidée

  • Vous n'avez pas besoin de partager le CR dès la fin de chaque point, et ne souhaitez pas crĂ©er l'Aster depuis votre agenda ou la synchroniser avec l'agenda depuis Aster. Allez directement Ă  la mĂ©thode 2.

A savoir : Vous n'aurez qu'une seule réunion

MĂ©thode 1

Etape 1 - Créer vos points 1:1 avec chacun des membres de votre équipe

Commencez par créer chaque réunion depuis le plugin Outlook ou depuis Aster en la synchronisant avec votre agenda en utilisant le modèle 1:1 Suivi Avancement.

Indiquez la périodicité : mensuelle, bi-mensuelle ou hebdomadaire.

Vous pouvez ensuite reprendre les différents sujets et les adapter à vos pratiques.

Une fois que vous avez planifié vos 1:1 avec chacun des membres de votre équipe, vous pouvez passer à l'étape d'après 🙂

Etape 2 - Créer la réunion pour consolider tous vos 1:1

  • CrĂ©ez une nouvelle rĂ©union Ă  partir d’une page vierge en indiquant une date Ă  la fin de la semaine ou du mois en fonction de la frĂ©quence.

  • Retournez ensuite dans chacun des points 1:1 et suivez l'un des sujets comme proposĂ© ci-dessous.

Puis ensuite sélectionnez la réunion consolidée :

  • Vous aurez alors une vue sur l'avancement de chacun 🎉


Astuce : Créer un sujet "Information pour l'équipe" sur votre réunion d'équipe consolidée et suivez le dans chacun des 1:1 pour partager l'information que vous devez transmettre à tous.

MĂ©thode 2

Cette méthode vous permettra d'avoir un seul espace pour centraliser tous les échanges en 1:1. Vous pourrez jouer sur les rôles dans les sujets pour personnaliser l'accès au contenu.

Etape 1 - Créez votre réunion à partir d'une page vierge sur la webapp en invitant toutes les personnes avec qui vous avez des points en 1:1

Indiquez une périodicité à la fin de la semaine ou du mois en fonction de la fréquence de vos points 1:1

Attention : Ne synchronisez pas votre réunion avec l'agenda

Etape 2 - Structurez ensuite votre réunion comme ci-dessous

Un sujet général d'information pour l'équipe avec tous les membres de votre équipe comme contributeur ou informé

Un sujet par personne comme par exemple ci dessous :

Vous pouvez structurez les différents points abordés en utilisant les sous-sujets

Supprimez du sujet toutes les autres personnes afin qu'elles n'aient pas accès au contenu.

Etape 3 - Partagez le lien de la réunion en copiant l'URL dans chaque invitation 1:1 sur votre agenda

Vous pouvez ensuite copier l'URL dans chaque invitation 1:1 comme ci-dessous, en ne prenant pas les 5 derniers chiffres

https://meetings.asterapp.io/meeting/4e1dd1ff5df70e48bc74c51ece44b7fd/56570

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