Cet article sera utile aux organisateurs de réunions bilatérales, 1:1.
Vous avez plusieurs points individuels avec les membres de votre équipe et vous aimeriez avoir une vue consolidée des différents échanges avec chacun ?
Fonctionnement pour créer une vue consolidée
Deux méthodes sont possibles dans Aster en fonction de vos besoins :
Vous voulez synchroniser chaque réunion avec l'agenda et envoyer un CR à la fin de chaque point aux membres de votre équipe (méthode 1)
A savoir : Vous aurez une réunion pour chaque point et une réunion consolidée
Vous n'avez pas besoin de partager le CR dès la fin de chaque point, et ne souhaitez pas créer l'Aster depuis votre agenda ou la synchroniser avec l'agenda depuis Aster. Allez directement à la méthode 2.
A savoir : Vous n'aurez qu'une seule réunion
MĂ©thode 1
Etape 1 - Créer vos points 1:1 avec chacun des membres de votre équipe
Commencez par créer chaque réunion depuis le plugin Outlook ou depuis Aster en la synchronisant avec votre agenda en utilisant le modèle 1:1 Suivi Avancement.
Indiquez la périodicité : mensuelle, bi-mensuelle ou hebdomadaire.
Vous pouvez ensuite reprendre les différents sujets et les adapter à vos pratiques.
Une fois que vous avez planifié vos 1:1 avec chacun des membres de votre équipe, vous pouvez passer à l'étape d'après 🙂
Etape 2 - Créer la réunion pour consolider tous vos 1:1
Créez une nouvelle réunion à partir d’une page vierge en indiquant une date à la fin de la semaine ou du mois en fonction de la fréquence.
Retournez ensuite dans chacun des points 1:1 et suivez l'un des sujets comme proposé ci-dessous.
Puis ensuite sélectionnez la réunion consolidée :
Vous aurez alors une vue sur l'avancement de chacun 🎉
Astuce : Créer un sujet "Information pour l'équipe" sur votre réunion d'équipe consolidée et suivez le dans chacun des 1:1 pour partager l'information que vous devez transmettre à tous.
MĂ©thode 2
Cette méthode vous permettra d'avoir un seul espace pour centraliser tous les échanges en 1:1. Vous pourrez jouer sur les rôles dans les sujets pour personnaliser l'accès au contenu.
Etape 1 - Créez votre réunion à partir d'une page vierge sur la webapp en invitant toutes les personnes avec qui vous avez des points en 1:1
Indiquez une périodicité à la fin de la semaine ou du mois en fonction de la fréquence de vos points 1:1
Attention : Ne synchronisez pas votre réunion avec l'agenda
Etape 2 - Structurez ensuite votre réunion comme ci-dessous
Un sujet général d'information pour l'équipe avec tous les membres de votre équipe comme contributeur ou informé
Un sujet par personne comme par exemple ci dessous :
Vous pouvez structurez les différents points abordés en utilisant les sous-sujets
Supprimez du sujet toutes les autres personnes afin qu'elles n'aient pas accès au contenu.
Etape 3 - Partagez le lien de la réunion en copiant l'URL dans chaque invitation 1:1 sur votre agenda
Vous pouvez ensuite copier l'URL dans chaque invitation 1:1 comme ci-dessous, en ne prenant pas les 5 derniers chiffres
https://meetings.asterapp.io/meeting/4e1dd1ff5df70e48bc74c51ece44b7fd/56570