👯‍♂️ J'implique mes participants dans ma réunion

En partageant l'accès à votre réunion sur Aster, vous impliquez davantage les participants dans la préparation et la conduite de celle-ci, ainsi que dans le suivi du plan d'actions.

Un compte sera automatiquement créé pour chacun des participants. 

Le cas d'usage en détails

Vous avez envie d'impliquer vos participants pour :

• co-construire l'ordre du jour,
• qu'ils remontent les points qu'ils souhaitent aborder,
• qu'ils donnent un statut sur leurs actions,
• que chacun partage son travail préparatoire,
• discuter en amont des options et ainsi gagner du temps en réunion.

Ou encore :

• vous animez la réunion mais chaque sujet est porté par une personne différente
• vous partagez l'animation de la réunion avec une répartition des rôles : secrétaire, timekeeper...

Cela peut être s'appliquer à tout type de réunions : réunions d'équipes, bilatérales, réunions projet, steering committees, copil, coproj, codir... (en savoir plus sur les différents types de réunions)

Comment utiliser Aster en équipe

Partager la réunion

• Depuis la création assistée de réunion sur Aster :

• Depuis la création en 1 clic ⚡️

Lorsque vous partagez l'accès : 

• les participants reçoivent un mail pour activer leur compte. Il leur faut s'authentifier pour accéder à l'espace de réunion,
• les participants reçoivent un lien pour accéder à l'espace de réunion sur Aster,
• selon leurs droits, ils peuvent ajouter, modifier voire supprimer des notes et des commentaires.

Attribuer des rôles aux participants

Pour favoriser l'implication des participants il est recommandé de renseigner pour chacun :

• un rôle : co-organisateur, responsable, contributeur ou informé
• un attendu : le travail à réaliser pour la réunion, nécessaire pour atteindre les objectifs. Par exemple : "Remplir le tableau de bord"

*Les rôles et attendus se définissent par sujet 

Suivez ce lien pour en savoir plus sur les rôles et les droits associés, et celui-ci pour nommer un participant comme co-organisateur.

Les bénéfices

1. ⏱ Beaucoup de temps gagné
   Les réunions sont préparées en amont et les participants connaissent le sujet. Vous rentrez plus vite dans le cœur de la réunion
   
2. ✅ Plus de décisions prises
   Grâce à une implication plus forte des participants, vos réunions redeviennent des moments de partage efficaces
   

La fonctionnalité à la Une

Le time-keeping

Rien de mieux pour une réunion dont tout le monde sort satisfait qu'une réunion rythmée et qui respecte l'heure de fin !

Avec Aster, lors de la création de la réunion (ou dans l'édition), vous pouvez attribuer un temps à chaque grand sujet. Cela permet à tous d'en saisir l'importance.

Puis, pendant la réunion, déclenchez un compte-à-rebours. 3 minutes avant la fin, vous serez signifié(e) qu'il est temps de passer au sujet suivant !

Découvrez en détail comment respecter le temps passé sur chaque sujet.