En partageant l'accès à votre réunion sur Aster, vous impliquez davantage les participants dans la préparation et la conduite de celle-ci, ainsi que dans le suivi du plan d'actions.
Un compte sera automatiquement crĂ©Ă© pour chacun des participants.Â
Le cas d'usage en détails
Vous avez envie d'impliquer vos participants pour :
- co-construire l'ordre du jour,
- qu'ils remontent les points qu'ils souhaitent aborder,
- qu'ils donnent un statut sur leurs actions,
- que chacun partage son travail préparatoire,
- discuter en amont des options et ainsi gagner du temps en réunion.
Ou encore :
- vous animez la réunion mais chaque sujet est porté par une personne différente
- vous partagez l'animation de la réunion avec une répartition des rôles : secrétaire, timekeeper...
Cela peut être s'appliquer à tout type de réunions : réunions d'équipes, bilatérales, réunions projet, steering committees, copil, coproj, codir... (en savoir plus sur les différents types de réunions)
Comment utiliser Aster en Ă©quipe
Partager la réunion
- Depuis la création assistée de réunion sur Aster :
- Depuis la création en 1 clic ⚡️
Lorsque vous partagez l'accès :Â
- les participants reçoivent un mail pour activer leur compte. Il leur faut s'authentifier pour accéder à l'espace de réunion,
- les participants reçoivent un lien pour accéder à l'espace de réunion sur Aster,
- selon leurs droits, ils peuvent ajouter, modifier voire supprimer des notes et des commentaires.
Attribuer des rĂ´les aux participants
Pour favoriser l'implication des participants il est recommandé de renseigner pour chacun :
- un rôle : co-organisateur, responsable, contributeur ou informé
- un attendu : le travail à réaliser pour la réunion, nécessaire pour atteindre les objectifs. Par exemple : "Remplir le tableau de bord"
*Les rĂ´les et attendus se dĂ©finissent par sujetÂ
Suivez ce lien pour en savoir plus sur les rôles et les droits associés, et celui-ci pour nommer un participant comme co-organisateur.
Les bénéfices
- ⏱ Beaucoup de temps gagné
Les réunions sont préparées en amont et les participants connaissent le sujet. Vous rentrez plus vite dans le cœur de la réunion - ✅ Plus de décisions prises
Grâce à une implication plus forte des participants, vos réunions redeviennent des moments de partage efficaces
La fonctionnalité à la Une
Le time-keeping
Rien de mieux pour une réunion dont tout le monde sort satisfait qu'une réunion rythmée et qui respecte l'heure de fin !
Avec Aster, lors de la création de la réunion (ou dans l'édition), vous pouvez attribuer un temps à chaque grand sujet. Cela permet à tous d'en saisir l'importance.
Puis, pendant la réunion, déclenchez un compte-à -rebours. 3 minutes avant la fin, vous serez signifié(e) qu'il est temps de passer au sujet suivant !
Découvrez en détail comment respecter le temps passé sur chaque sujet.