Lorsque l'organisateur(trice) créé(e) sa réunion, il(elle) ajoute les participants à cette réunion en entrant leur email. 

Lorsque vous êtes invité(e) dans une réunion, vous recevez un mail qui vous invite à contribuer à la préparation de la réunion.

    

1. L'arrivée sur le tableau de bord de la réunion

Après avoir cliqué sur "Créer mon compte et contribuer à la réunion", vous êtes redirigé(e) vers le menu de la réunion. Si votre compte est déjà créé, le texte sur le bouton indiquera uniquement "Contribuer à la réunion".

Vous atterrissez sur la page présentant l'objectif, l'agenda et la répartition des rôles. Il vous est ici demandé d'acquitter que vous avez compris pourquoi vous avez été invité(e) et ce qui est attendu de vous.

En cliquant sur "je participe mais suis étonné(e) d'être invité(e), Aster notifiera l'organisateur(trice) que quelque chose n'est pas clair pour vous. Il(elle) pourra alors faire la démarche de vous contacter.

    

2. Vos possibilités quand vous contribuez à une réunion

Vous accédez à l'interface conversationnelle vous permettant de préparer votre réunion de manière collaborative et instantanée. 

L'organisateur(trice) ou le(la) responsable des sujets va alors initier la discussion. Vous pourrez alors donner votre avis, répondre aux questions ou partager l'avancement de vos tâches

S'il s'agit d'une occurrence supplémentaire d'une routine, les tâches de la réunion précédent sont automatiquement ajoutées dans le fil de discussion. Vous pouvez alors les déclarer réalisées ou exprimer vos points de blocage.

En contribuant à une réunion, vous pouvez faire de nombreuses choses. Celui qui détient le plus de droits est l'organisateur de la réunion.


Le panel de possibilités dépend de votre rôle. Quand vous êtes informé(e) par exemple, vous ne pouvez pas participer à la conversation ni assigner des tâches. Ci-dessous l'interface conversationnelle.

3. La structure de la page

Sur l'interface de la réunion se trouve à gauche l'ensemble des sujets à traiter durant cette réunion.
Chaque sujet a un fil de discussion dédié. Le nombre de minutes qu'il vous reste pour contribuer est aussi indiqué.

Lorsque le temps est écoulé, la discussion n'est plus possible. Vous pouvez alors finaliser votre Document de suivi (en haut à droite) qui pourra vous servir de compte-rendu à réaliser en séance. 

Il est ainsi prêt pour la réunion et vous n'avez plus qu'à discuter des différents sujets et des tâches accomplies par chacun. Votre contribution sur Aster est terminée.


Pour que votre réunion soit dynamique et vive, vous devez contribuer. La contribution, avec ses différentes facettes, donne la possibilité à chaque membre de l'équipe d'apporter sa pierre à l'édifice. Aster permet à chaque participant de préparer efficacement une réunion afin de se concentrer sur les sujets de fond en séance et non ré-expliquer l'objectif, l'historique ou assurer la synchronisation de l'information.

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