Si vous lisez cet article, vous avez très probablement créé votre compte Aster suite à l'invitation à participer à une réunion.

Aster est une application, directement intégrée dans l'agenda (et vos autres outils du quotidien), qui rend les réunions plus efficaces et plus simples.

Si l'organisateur de la réunion utilise Aster, il souhaite très probablement améliorer la manière dont celle-ci se déroule sur l'un ou plusieurs points parmi les suivants :

  • Optimiser la durée de la réunion
  • Atteindre plus facilement l'objectif
  • Susciter un plus grand engagement en séance
  • Mieux suivre les plans d'action

Et pour cela, votre contribution est essentielle !

Voici une illustration des différents tracas que peuvent rencontrer les réunions 😅

Les attentes de l'organisateur

Pour la réunion

Et bien... C'est l'essence même d'Aster ! 😎

Lors de la planification de sa réunion l'organisateur a été guidé par Aster pour vous communiquer les informations dont il/elle a besoin et dont vous avez besoin pour préparer votre intervention.

Vous retrouvez alors ces informations dans le corps de texte de l'invitation :

  • L'objectif et le contexte
  • L'ordre du jour
  • Le rôle de chacun sur chaque sujet
  • Le travail préparatoire

Dans Aster

S'il ou elle ne l'a pas fait, n'hésitez pas à lui demander directement ce qu'il ou elle attend de vous concernant Aster. Comme décrit précédemment, différentes motivations peuvent être à l'origine de l'utilisation d'Aster.

Votre contribution

En suivant le lien contenu dans l'invitation, vous accédez au projet de compte-rendu. Ce document vivant est créé automatique lorsque l'organisateur paramètre la réunion.
En bonus, il est reprend automatiquement la structure, les actions et les sujets en suspens de la réunion précédente !

En violet, vous retrouvez la contribution attendue de votre part sur chaque sujet

Puis, selon votre rôle, vous pourrez, pour préparer la réunion

Indiquer les tâches faites

Les tâches sont reprises de la réunion précédente. Avant la réunion, indiquez à l'organisateur que vous les avez faite en les cochant, tout simplement !

Envoyez vos contributions

Que ce soit un document ou du texte, envoyez votre travail préparatoire pour chacun puisse en prendre connaissance.

Partagez les points que vous souhaitez aborder

Selon vos droits et selon les consignes de l'organisateur, vous pouvez ajouter directement des éléments dans le projet de compte-rendu : tâche, décision, note, sujet à discuter...

Ou bien commentez, annotez dans la zone de remarque afin de lancer des sujets de discussion ou proposer des idées

Avec ces pratiques, votre réunion est mieux préparée : les éléments pour décider sont disponibles, les participants sont alignés, les sujets sont identifiés.
Ainsi, il suffit de rentrer dans le vif du sujet, dès le démarrage.

Vous aussi, optimisez vos réunions

Vous pouvez vous aussi rendre les réunions que vous menez plus efficaces.
Cliquez sur "ajoutez une réunion" (pour la version web) ou installez l'add-in Outlook.

Si vous rencontre la moindre difficulté, n'hésitez pas à contacter le support par chat, directement dans l'application.

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