On apprend de ses erreurs… à condition de prendre le temps d’analyser les raisons d’un échec. Les meilleures équipes projets savent combien il est important de mener ce travail. En agilité, une rétrospective de sprint est un moment important pour s’améliorer en continu. Aster peut vous aider à mener ce type de réunion.

Tous les experts convergent sur un point : il est essentiel de mener ce type d’exercice en deux temps :

  • Réflexion individuelle
  • Session collective de partage pour établir la liste des leçons apprises

En revanche, diverses structurations sont proposées. Nous avons choisi dans notre exemple une structure basée sur les différentes étapes d’un projet selon une méthodologie habituelle en gestion de projets.
Pour un projet court comme un sprint en méthode agile, référez-vous à l'article Utilisez Aster pour une rétrospective de sprint.

La programmation de la réunion 

Pour commencer, paramètrez votre réunion

Vous devez tout d'abord définir le nom de la réunion, les objectifs et définir quels en sont les contributeurs (au minimum l’équipe mais pourquoi pas les clients internes, et toutes les parties prenantes). Cette réunion ne doit pas être une routine.

Déterminez ensuite l’organisation de la préparation en amont, le rôle de chaque participant(e). Vous pouvez avoir des sujets qui ne concernent pas tout le monde. Par exemple, si des membres n’ont aucun rapport avec la phase "plan projet", il n’est pas indispensable de leur donner un rôle dans la préparation de ce sujet. Vous les sollicitez ainsi à bon escient.

Pour une revue complète d’un projet structuré en phase, nous conseillons un plan comme ci-dessous :

Structurer la remontée des inputs 

Une fois votre réunion enregistrée, vous allez passer dans la phase de préparation. En tant que manager ou chef de projet vous êtes désigné-e responsable de tous les sujets. Vous avez peut-être fait le choix de nommer d’autres membres de l’équipe co-responsables d’un sujet.

Le responsable va devoir rythmer la phase de préparation. Immédiatement après avoir enregistré votre réunion, allez dans l’interface de collaboration d'Aster pour structurer la remontée d'informations et guider le travail préparatoire de l’équipe.

Chaque sujet (questions générales et les phases du projet) est structuré par défaut avec une seule chaîne ("General").

Vous allez renommer la chaîne « General » et en ajouter pour chaque sujet. Par exemple pour le sujet "Questions Générales", créez 7 chaînes :

  • nos livrables
  • les irritants
  • nos suggestions d’amélioration
  • nos satisfactions
  • nos processus efficaces
  • nos processus difficiles
  • nos parties prenantes

Votre sujet est maintenant structuré comme ceci :

La préparation de la réunion en équipe

Encouragez la participation de votre équipe en initiant la discussion dans la partie collaborative d'Aster.

Pendant cette phase, vous ou le co-responsable du sujet pouvez commencer à structurer votre réunion, sur la base des contributions.

Pour cela, ouvrez le document de suivi (bouton en haut à droite) :

Le responsable peut de manière simple sélectionner les inputs de l'équipe (vous pouvez choisir entre « points à discuter » si c’est à débattre en réunion ou « décision prise » si c’est une leçon apprise)

Vous entrez en réunion avec 3 atouts :

  • les participants se sont préparés.
  • vous avez certainement réussi à faire participer tous les membres de l’équipe, y compris ceux qui osent moins prendre la parole en groupe versus ceux qui la mobilisent.
  • vous avez dans le document de suivi la liste des points à discuter, voir un début de liste des choses qu’on a apprises.

L'animation de la réunion

C'est le jour J, vous vous réunissez pour établir une liste partagée des choses qu’on a apprises.
Fixez une règle : pas plus de 2 minutes par sujet à discuter. Si l'équipe n'arrive pas à convertir le sujet en leçon apprise, c'est qu'il ne fait pas sens pour toute l'équipe et qu'il ne faut pas en tenir compte.
Rappelez que les sujets ont été remontés en amont et que ce n'est plus le moment d'en ajouter des nouveaux. Vous pouvez aussi distribuer 2 post'it par personne qu'il ou elle doit donner si il ou elle veut ajouter un point important non remonté dans la phase de préparation (2 sujets nouveaux maximum par personne).
Ainsi pas de digression et le timing sera maîtrisé.

Utiliser le document de suivi pendant la réunion en le projetant pour clarifier les points à discuter et établir la liste des choses apprises. 

En cours de réunion, à chaque fois qu’une leçon est validée, vous la consignez dans le document de suivi. Vous pouvez par exemple transformer un item « à discuter » en item « décision prise » (c’est-à-dire en leçon apprise). Les points qui restent en statut à discuter sont au fur et à mesure supprimés.

En fin de réunion, vous enregistrez le document de suivi qui est partagé à tous automatiquement.

Et après ?

Certaines des leçons apprises peuvent se traduire en initiatives pour s’améliorer d’un projet sur l’autre.

Pourquoi ne pas organiser un travail collaboratif sur l’identification d’actions à proposer et à mener grâce à Aster ?

Pour avoir le plan complet de la réunion :

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