Dans un processus d'amélioration continue, à chaque fin de sprint, l'équipe projet se réunit pour faire un point sur la manière dont s'est déroulé le sprint et en tirer des enseignements et des actions pour s'améliorer d'un sprint à l'autre.
Grâce à Aster, vous allez voir comment solliciter des remontées des membres de l'équipe (en particulier les plus timides qui n'osent pas toujours s'exprimer) pour rendre la réunion à la fois plus courte et plus riche.

Parlez en équipe de l'organisation de cette rétrospective

Le déroulé habituel de rétrospective consacre la moitié de l'agenda à remonter le ressenti individuel sur le déroulement du sprint précédent.

Agenda classique d'une rétrospective :

Proposez à votre équipe de travailler différemment avec 3 bénéfices :

  • mieux et facilement identifier les sujets de la réunion en postant ces inputs au fil du déroulé du sprint, quand on est disponible et quand la situation est encore à l'esprit.
  • diviser par 2 le temps de la réunion de rétrospective car on démarre sur une petite liste de catégories d'améliorations possibles identifiées en amont de la réunion.
  • Avoir en tête les actions dont on est responsable pour le sprint suivant.

Votre rétrospective va dorénavant se préparer pendant la durée du sprint et vous ne gardez en réunion que les tâches nécessitant d'être ensemble :

Planifier votre réunion avec Aster

D'autres articles traitent de la manière de configurer une réunion avec Aster.
Voici les caractéristiques propres à une rétrospective :

  • les invités sont les membres de l'équipe
  • c'est une routine (la réunion se produit à chaque fin de sprint)
  • nous conseillons de structurer en deux sujets : remontée des inputs (en amont de la réunion) et l'analyse des sujets d'amélioration (pendant la réunion) :
  • les membres de l'équipe sont tous contributeurs/acteurs.

Spécifiez les attendus pour la phase de préparation :

Par exemple, pour le sujet "nos inputs", vous spécifiez aux acteurs de ce sujet par exemple : "donne tes inputs au fil de l'eau. La semaine qui précède la réunion, participe à la discussion et au regroupement en catégories"
Positionnez une relance par Aster, au moment opportun (une semaine avant pour des réunions mensuelles, un jour avant pour un rythme hebdomadaire).

Préparez en amont la rétrospective

Au fil de l'eau, chacun remonte ses inputs. Vous avez indiqué une date limite et Aster relance à cette date pour obtenir les informations de l'équipe.

Après cette relance (1 jour ou 1 semaine avant la réunion), l'équipe entre dans le rangement des inputs en catégories pour faciliter le travail en réunion.

En tant qu'organisateur, vous préparez votre document de suivi qui vous servira pour animer la réunion.

C'est le jour J. Vous entrez en rétrospective.
Vous projetez le document de suivi préparé par Aster et déroulez votre agenda :

  • revue des tâches de la rétrospective précédente (5 min)
  • revue du backlog et intégration d'un sujet (5 min)
  • rappel des catégories remontées dans la phase de préparation et choix en équipe de la priorité (5 min)
  • report des autres catégories dans le backlog (1 min)
  • identification des tâches, timées et affectées. (10 min)
  • revue des décisions prises et feedback (4 min)

Vous enregistrez le relevé de décision et il est envoyé automatiquement à l'équipe.

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