La circulation de l'information est l'une des clés de la réussite. Une équipe qui communique est une équipe qui vit bien et qui trace sa route vers le succès. Ainsi, parfois pour transmettre une information, un simple mail ne suffit pas.

C'est pourquoi certains managers préfèrent faire passer l'information en réunion, pour mieux l'expliquer, lui donner du relief et de l'importance. Ils veulent aussi capter les réactions de leur équipe, c'est en ce sens que les réunions d'information sont utilisées. Grâce à Aster, ces réunions d'information sont simples et efficaces. 

1. La programmation de la réunion 

Pour commencer, paramètrez votre réunion

Vous devez tout d'abord rentrer le nom de la réunion, les objectifs et définir quels en sont les contributeurs.
Cette réunion ne doit pas être une routine puisque son but est d'informer à un moment précis.

Déterminez ensuite l'ordre du jour, le rôle de chaque participant(e) et ce qu'ils(elles) doivent préparer en amont.

Enfin, choisissez la date de cette réunion ainsi que la période de boost.

Chaque participant(e) reçoit l’invitation à la réunion, contenant l’objectif de la réunion et les liens vers les bons documents. Ceux(celles)-ci acceptent l’invitation si ils(elles) jugent que c’est bien leur rôle et leur responsabilité de participer à cette réunion d’information. 

Sinon, ils(elles) refusent en expliquant la raison à l’organisateur ou en déléguant à la bonne personne, afin que la réunion puisse atteindre l’objectif souhaité en ayant les bonnes personnes autour de la table. 

2. Chacun contribue à la préparation

Aster solicite individuellement les participant(e)s en leur demandant de prendre connaissance en amont des informations qui font l’objet de la réunion, puis de lister les éventuelles questions, remarques ou suggestions qui seront à traiter lors de la réunion (ces relances sont intelligentes et programmées en fonction des rôles des participants).

3. La préparation du document de suivi

Grâce aux remontées des participants, l'organisateur de la réunion prépare simplement et en quelques minutes le document de suivi qu'il projettera en séance. Ce document de suivi doit être le véritable socle de votre réunion d'information. Les informations importantes doivent être présentes et énoncés clairement. 

L'organisateur n’a plus qu’à souligner les remontées des participants, à cliquer sur “tâches”, “sujet à discuter, ou “décision”, et le document de suivi se remplit automatiquement. Dès lors, le document fera apparaître la liste des questions, remarques et suggestions à traiter en séance. L'organisateur peut même préparer ses réponses en amont de la réunion.


Voici l'exemple d'un document de suivi bien rempli.

4. L'animation de la réunion

En début de réunion, l'organisateur de la réunion projette sur un écran le document de suivi pré-complété. Cela permet à la réunion d’information de démarrer en sachant que chaque participant a pris connaissance des informations requises, de commencer par traiter directement les questions ou remarques remontées  et d’enchaîner efficacement sur le plan d’action à mettre en place par la suite. Au cours de la réunion, l’équipe complète et finalise de manière collaborative le document de suivi, en explicitant notamment le plan d’action (le 3ème et principal point de l’ordre du jour).

5. Le partage du compte-rendu

En fin de réunion, le document de suivi est validé et se transforme en compte-rendu archivé. L’information est partagée de manière efficace, et documentée dans le compte-rendu.


Aster vous permet de traiter la réunions d'information de manière très efficace. Elle donne de l'importance à l'information, élément essentiel de la réussite d'un projet. Toute l'équipe doit avoir l'information en tête et en traitant les 5 étapes de cette manière, elle sera ancrée et comprise par chaque membre de l'équipe.

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