Souvent l'organisateur de la réunion en est également l'animateur et le scribe. Pendant le déroulé de la réunion, il veille à plusieurs choses :
Gérer et stimuler la prise de parole : en régulant les échanges, en relançant la dynamique lorsqu'elle s'amoindrit, et en permettant à chacun de s'exprimer
Prévenir les dispersions et recentrer sur le sujet principal, l'objectif, les échéances, afin de respecter le temps imparti aux sujets.
Gérer les profils bloquants : le bavard, l'agressif, le "je sais tout" et d'autres profils encore, pouvant dégrader la qualité des échanges.
Veiller Ă retranscrire et tracer les Ă©changes
Lorsque l'initiateur de la réunion en est toujours l'animateur, il peut se heurter à des difficultés pour impliquer et engager les participants qui se repose sur lui en séance.
Désignez chaque semaine un participant différent pour animer la réunion et répartissez ensuite en séance deux autres rÎles :
Un scribe | Il sera dédié à la prise de note en séance |
Un maitre du temps | Il veillera à faire respecter les temps alloué aux sujet |
Pour faire varier ces rĂŽles rĂ©union aprĂšs rĂ©union, il peut ĂȘtre important pour vous de modifier les droits des participants en organisateurs et leur rĂŽle dans les sujets.
Cela leur permettra de saisir plus ou moins de contenus ainsi que d'accéder à certaines fonctionnalités réservées aux organisateurs : check it faster, time keeper.
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