Le plug-in Aster dans Outlook a fait peau neuve pour vous permettre de synchroniser vos réunions plus facilement et gagner en rapidité ! Cet article vous guide dans son utilisation via un tour d'horizon. C'est parti !

Choisissez comment vous souhaitez créer votre réunion

Depuis un modèle, une réunion Aster existante, ou en créant une nouvelle Aster (Créer une Aster vide).

Option 1 : Vous avez choisi de créer votre réunion depuis une réunion existante ou depuis un modèle

1. Choisissez le modèle ou le compte-rendu existant que vous souhaitez utiliser

2. Vous obtenez une prévisualisation de l'ordre du jour de la réunion

L'ordre du jour est éditable uniquement depuis l'application Aster (votreinstance.asterapp.io)

3. En cliquant sur Options avancées vous pouvez choisir d'utiliser les paramètres de votre modèle (ou compte-rendu existant) ou celui de votre événement Outlook

Depuis le plugin vous pouvez donc modifier tout ce qui concerne la planification (heure, nom, participants, récurrence)

4. Tout vous convient ? Cliquez sur Créer l'Aster

Votre réunion est crée sur Aster ! Pour le moment, aucun mail n'est parti.

5. C'est à ce moment que vous pouvez personnaliser votre réunion avant de l'envoyer aux participants. Cliquez sur Modifier l'ordre du jour

Pour éditer l'ordre du jour rendez-vous sur l'app en utilisant le bouton Modifier l'ordre du jour. Vous êtes alors redirigé.e sur votre réunion sur Aster.

6. Pour afficher les modifications sur votre invitation Outlook, cliquez sur l'icône de Mise à jour

7. Si vous souhaitez ajouter l'ordre du jour à votre invitation mail cliquez sur Copier dans la description

8. Last but not least : Envoyez l'invitation à vos participants 📩

Récapitulatif :

Votre réunion est créée dans votre agenda Outlook et sur Aster
L'invitation a été envoyée aux participants

Option 2 : Vous souhaitez créer une nouvelle réunion

(Sans modèle donc.)

1. Cliquez sur Créer une Aster vide

2. Valider la création en cliquant sur Créer la nouvelle Aster

3. Remplissez les informations de votre réunion via Outlook

Depuis le plugin vous pouvez modifier tout ce qui concerne la planification (heure, nom, participants, récurrence).

4. Si vous le souhaitez vous pouvez éditer l'ordre du jour de la réunion Aster en cliquant sur Modifier l'ordre du jour

Cette étape est facultative.

Vous êtes alors redirigé.e sur votre réunion sur Aster.

5. Pour afficher les modifications sur votre invitation Outlook, cliquez sur l'icône de Mise à jour

Tous les sujets et sous-sujets que vous avez renseignés dans Aster sont alors à jour dans le plugin ce qui vous permet d'ajouter ces informations à votre mail d'invitation si vous le souhaitez.

6. Pour ajouter l'ordre du jour à votre invitation mail cliquez sur Copier dans la description

7. Last but not least : Envoyez l'invitation à vos participants 📩

Récapitulatif :

Votre réunion est créée dans votre agenda Outlook et sur Aster
L'invitation a été envoyée aux participants