Face à la crise sanitaire historique que nous rencontrons, nos organisations (entreprises, associations, services publics) ont recours, pour celles qui le peuvent et selon les fonctions, au télétravail.
Ce contexte de collaboration à distance massif constitue un changement majeur déstabilisant pour tous ceux qui se rendent quasiment tous les jours au bureau, additionné à un bouleversement de la vie personnelle.
Chez Aster, nous nous mobilisons pour vous faciliter la vie et répondre à l’un des enjeux liés à cette situation : continuer à collaborer avec vos collègues et garder le lien pour maintenir l’activité.
En effet, cet article a pour but de vous donner des conseils pratiques pour préparer et mener des conférences téléphoniques et visioconférences efficaces et motivantes. Conseils qui sont faciles à implémenter avec Aster, tel que nous l’expliquons en fin d’article.
🎡En effet, ces moments sont souvent le métronome de votre semaine de travail.
📍Et Aster est conçue pour eux, en physique, à distance, ou un peu des deux !
Présentiel ou à distance : quelles différences pour mes réunions ?
Fondamentalement, il existe peu de différences entre une réunion en présentiel ou à distance.
Dans la théorie, elles devraient toutes deux avoir un ordre du jour et un objectif clair, être préparées et aboutir à un plan d’action partagé avec porteurs et échéances. La différence se faisant par le canal de communication (voix ou voix+visage uniquement pour les réunions à distance)
Mais dans la pratique, mener une réunion à distance se révèle être un exercice périlleux car tous les irritants souvent ressentis en physique sont accrus.
Je suis sûr que vous avez déjà assisté au téléphone ou en visio à une réunion avec des participants qui eux, sont regroupés dans une salle. Vous n’entendez rien quand ils parlent tous en même temps, il faut déployer des trésors de concentration, sinon vous décrochez vite ! Et notamment :
Les échanges peuvent devenir difficiles. Les hors-sujets, la capture de la parole, le brouhaha ne sont plus simplement pénibles. Ils bloquent la discussion.
Finies les conversations juste avant ou juste après la réunion. Si ! vous savez, les petites conversations en sortant de la salle pour prolonger un peu la discussion ! Il faut avoir réellement conclu lorsqu’on raccroche.
L’information devient éparse devant la multiplication des canaux de communication. Cela est source de dé-synchronisation entre les membres de l’équipe.
Nos bonnes pratiques pour TOUTES vos réunions
Ce challenge constitue également une opportunité. En adaptant l’organisation de votre collaboration à distance, vous réglerez également ces irritants de la vie quotidienne au bureau 👌
4 éléments sont importants : un cadre, de la préparation, une consolidation de l’information, une synthèse.
Ah ! Et de la convivialité ! 🥳
1. Clarifier mais surtout partager l’objectif et l’ordre du jour. Cela est essentiel pour mener une réunion de manière structurée et efficace
🤙 Rappelez-les en introduction à la réunion, cela impose un cadre que tout le monde - implicitement ou explicitement - s'accorde à respecter.
2. Expliquer les rôles et communiquer les attendus de la part des participants
🤙 En particulier, lors d'une réunion de prise de décision ou de gestion de crise, le fait de passer un coup de fil de 2min individuellement aux participants clés (ne devraient-ils tous pas l'être, par ailleurs ?) les responsabilise et valorise considérablement. Clarifiez leur rôle dans cette réunion, et remontez déjà éventuellement leurs pistes de réflexion ou sujets à discuter.
3. Faire remonter les actualités, points de blocage, idées et pistes de solution par les participants puis les prioriser avant ou au début de la réunion
🤙 Par exemple, faire un tour de table en 5/10min en début de réunion ? Chacun peut alors s’exprimer et éventuellement clarifier ses attentes avant de rentrer dans le vif du sujet
4. Suivre la structure définie (ordre du jour puis priorités)
🤙 Qui prend le rôle du time-keeper ?! 🙃
5. Réunir au même endroit, et idéalement avant la réunion, toutes les informations permettant de décider plus facilement et plus rapidement.
Un échange par mail apporte une réponse à un point de la réunion ? Partagez-le aux autres participants !
🤙 Bon, on ne va pas vous mentir. Pour ça, Aster, c’est LA solution !!
6. Synthétiser avant de raccrocher !
Assurez-vous que tout le monde a compris la même chose et que vous êtes d’accord. Prenez des notes en séance et parcourez-les à la fin de la réunion. Bonne nouvelle, tout le monde quitte la réunion avec les mêmes informations et votre compte-rendu peut même partir dans la foulée !
Connaître la destination et le chemin à emprunter permet notamment de repousser les hors-sujets, de distribuer la parole dans un minimum de temps !
Et cette dynamique est tellement plus motivante pour tout le monde !
Avec Aster, c’est facile
Aster a été conçue pour répondre à ces problématiques de cadrage, de préparation et de synthèse. Mais, comme un outil n’est pas suffisant en soi, nous vous proposons également aujourd’hui 3 modèles pour mener des réunions efficaces, motivantes à distance.
Dans chaque modèle, vous retrouverez une structure et des conseils d’animation pour atteindre votre objectif.
Point hebdomadaire ou quotidien
Pour garder le lien avec votre équipe et pouvoir échanger sur les actualités, les réussites et les points de blocage. Ce modèle est adapté des pratiques de la méthodologie Agile.
Prise de décision ou gestion de crise
Faciliter et rendre très rapide une prise de décision dans un contexte d’équipe à distance.
Bilatérales
Rester au plus proche de votre manager ou de votre équipe en gardant un lien continu visant à partager les points de difficulté et agir si besoin !
Le tout, de manière consolidée pour le manager.
Vous retrouvez ces modèles au moment de créer une nouvelle réunion directement dans Aster ou depuis MS Outlook et Google Agenda !
Pour plus d’information, cet article vous explique tout.
N’hésitez pas à nous poser toutes vos questions dans le chat de l’application. Nous vous accompagnons dans ce bouleversement de vos habitudes.