Présentation de la fonctionnalité "Suivre depuis"
Cette option vous permet de suivre un sujet dans plusieurs réunions.
Elle est par exemple utilisée pour transmettre des informations depuis un Comité de direction vers les réunions d'équipes.
Le sujet est dupliqué et synchronisé dans les deux sens dans les réunions choisies (tâches, sujets à discuter, notes etc...)
Nous appellerons réunion source celle dans lequel le sujet a été initialement créé (Codir dans l'exemple) et réunion(s) cible(s) (Réunion d'équipe) la/les réunion(s) depuis lesquelles vous souhaitez suivre le sujet.
Pré-requis pour suivre un sujet
Prérequis sur les paramètres des deux réunions :
Fonctionne entre | Réunion ponctuelle vers ponctuelle | Réunion récurrente (périodique) vers récurrente |
Ne fontionne pas entre | Réunion ponctuelle vers réunions récurrente | Des réunions sans date indiquées |
Prérequis sur votre participation et rôles dans les deux réunions :
Rôle dans la réunion source | Organisateur ou Responsable du sujet |
Rôle dans la réunion cible | Organisateur |
Comment suivre un sujet ?
1 • Allez dans la réunion source pour récupérer le sujet
2 • Editez votre sujet puis sélectionnez l'option Suivre depuis dans les paramètres de votre sujet
3 • Choisissez la réunion cible depuis laquelle vous souhaitez suivre ce sujet
4 • Le sujet est automatiquement créé dans votre réunion cible
5 • Les sujets suivis sont indiqués par un pictogramme violet qui permet de les identifier :
6 • Bravo vous avez créé des sujets suivis 🎉
Pour aller plus loin :
Accès des participants sur le contenu des d'un sujet suivi
Pour que les participants aient directement accès au sujet ils doivent être présents dans les deux réunions. Pour donner accès au sujet à tous les participants dans votre réunion cible il vous suffit de les ajouter au sujet (rendez-vous dans les paramètres du sujet)
Modification du contenu dans les sujet
Lorsque les éléments du sujet sont modifiés , ils le sont dans toutes les réunions dans lesquelles le sujet est présent (source et cible)
Une tâche cochée sera visible dans chaque réunion dans laquelle elle est présente, jusqu'à l’occurrence suivante afin d'assurer un bon suivi des tâches.
Suppression d'un sujet suivi
Si vous supprimez un sujet dans une réunion cible il n'est pas supprimé de la réunion source. A l'inverse si vous supprimez le sujet de votre réunion source il sera supprimé dans toutes les réunions cibles.
Exemple de cas d'usage :
Votre Codir a lieu mensuellement. Le 4 février vous ajoutez des tâches dans le sujet suivi.
Votre réunion d'équipe chaque semaine de février.
Vous cochez différentes tâches au cours de ces réunions.
Lors du Codir du 4 mars vous aurez donc la liste exhaustive des tâches qui ont été cochées afin d'assurer un bon suivi du plan d'actions.