Présentation de la fonctionnalité "Suivre depuis"

Cette option vous permet de suivre un sujet dans plusieurs réunions.
Elle est par exemple utilisée pour transmettre des informations depuis un Comité de direction vers les réunions d'équipes.

Le sujet est dupliqué et synchronisé dans les deux sens dans les réunions choisies (tâches, sujets à discuter, notes etc...)

Comment l'utiliser

Prérequis :

  • Vous pouvez utiliser l'option Suivre depuis pour des réunions de même nature : réunions ponctuelles vers ponctuelles, ou récurrentes vers récurrentes
  • Les deux réunions doivent avoir des dates renseignées
  • Vous pouvez activer l'option Suivre depuis dans toutes les réunions dans lesquelles vous êtes présent

L'utiliser :

Nous appellerons réunion source celle dans lequel le sujet a été initialement créé (Codir dans l'exemple) et réunion(s) cible(s) (Réunion d'équipe) la/les réunion(s) depuis lesquelles vous souhaitez suivre le sujet.

1 • Créez votre sujet dans la réunion source

2 • Sélectionnez l'option Suivre depuis dans les paramètres de votre sujet

3 • Choisissez la réunion cible depuis laquelle vous souhaitez suivre ce sujet

4 • Le sujet est automatiquement créé dans votre réunion cible



5 • Les sujets suivis sont indiqués par un pictogramme violet qui permet de les identifier : 

6 • Bravo vous avez créé des sujets suivis 🎉


Pour aller plus loin :

  • Pour que les participants aient directement accès au sujet ils doivent être présents dans les deux réunions. Pour donner accès au sujet à tous les participants dans votre réunion cible il vous suffit de les ajouter au sujet (rendez-vous dans les paramètres du sujet)
  • Lorsque les éléments du sujet sont modifiés , ils le sont dans toutes les réunions dans lesquelles le sujet est présent (source et cible)
  • Une tâche cochée sera visible dans chaque réunion dans laquelle elle est présente, jusqu'à l’occurrence suivante afin d'assurer un bon suivi des tâches.

    Cas d'usage :

    Votre Codir a lieu mensuellement. Le 4 février vous ajoutez des tâches dans le sujet suivi.

    Votre réunion d'équipe chaque semaine de février.
    Vous cochez différentes tâches au cours de ces réunions.

    Lors du Codir du 4 mars vous aurez donc la liste exhaustive des tâches qui ont été cochées afin d'assurer un bon suivi du plan d'actions.
  • Si vous supprimez un sujet dans une réunion cible il n'est pas supprimé de la réunion source. A l'inverse si vous supprimez le sujet de votre réunion source il sera supprimé dans toutes les réunions cibles.
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