Introduction
Le mail de rappel est envoyé à tous les participants avant une réunion afin de les relancer pour qu’ils contribuent à la préparation de la réunion.
Paramétrer le mail de rappel
En tant qu'organisateur, vous pouvez choisir d'activer un mail de rappel pour vos réunions récurrentes.
Plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez choisir de programmer un rappel en heure, jour ou semaine.
💡 Conseil : Préférez un rappel 1 heure avant pour les réunions quotidiennes, 1 jour avant pour les réunions hebdomadaires et 1 semaine avant pour les réunions annuelles.
Pour vos réunions récurrentes, vous n'avez qu'à paramétrer ce mail une seule fois.
Une fois le mail activé, tous les participants le recevront au moment souhaité.
ℹ️ Cette fonctionnalité est disponible pour les réunions créées depuis la webapp le plugins Outlook et Google Agenda.
Modifier le mail de rappel
Cliquez sur le bouton X qui apparaît au survol du rappel activé. Ensuite, paramétrez le nouveau. Le rappel est modifié pour toutes les occurrences de la réunion.
Supprimer le mail de rappel
Cliquez sur le bouton x qui apparaît au survol du bouton. Le rappel est supprimé pour toutes les occurrences de la réunion.
FAQ :
La date de ma réunion a changé, comment faire pour que le mail de rappel parte au bon moment ?
Dans un premier temps, vérifiez en survolant le rappel la date à laquelle le prochain mail est programmé. Si jamais le mail de rappel est resté basé sur l’ancienne date de la réunion, il vous suffit de le programmer comme décrit précédemment dans l’article.Comment activer un rappel depuis mon plugin OL ou Google Agenda ?
1. Créez votre réunions depuis le plugin Outlook ou Google Agenda.2. Ouvrez la réunion dans Aster une fois l'évènement enregistré et les invitations envoyées.
3. Cliquer sur "Programmer un rappel" dans l'entête de la réunion et choisissez à quel moment vous souhaitez qu'Aster envoi un mail de rappel à tous les participants.
Je n’ai pas reçu de mail de rappel ?
Vérifiez dans vos spams s’il ne s’y est pas glissé, et contactez nous si ce n’est pas le cas !