Le cas d'usage en détails

Il n'est pas rare qu'une réunion n'aboutisse à pas grand chose que la date d'une autre réunion, qu'elle dépasse le temps prévu ou qu'on aborde les mêmes sujets semaine après semaine

Les raisons peuvent en être multiples mais la conséquence est toujours la même : on n'avance pas et c'est frustrant pour tout le monde.

Avec Aster, vous disposez d'une structure claire, votre réunion est guidée. Vous n'oubliez aucun point et évitez les hors sujets

Comment structurer mes réunions avec Aster

Dès l'envoi de l'invitation (ou du moins avant le début), le meilleur moyen d'atteindre les objectifs de votre réunion est d'en poser très clairement le cadre.

Avec Aster, cela se fait très facilement depuis Outlook ou depuis votre navigateur. Cet article vous détaille comment.

RĂ©partir clairement les rĂ´les

Pour chaque participant, et directement lors de la création de la réunion, attribuez un rôle et le travail préparatoire nécessaire pour chaque sujet à l'ordre du jour.

Le détail sur les rôles se trouve ici.

Les participants en seront alors avertis Ă  plusieurs reprise :

  • directement dans l'invitation,
  • lors d'une relance personnalisĂ©e (si activĂ©),
  • dans l'espace de rĂ©union.

Dès l'envoi de l'invitation, le cadre est posé. Vous pourrez rapidement rentrer dans le coeur de la réunion.

Prioriser les sujets et suivre la trame

Lors de l'envoi de l'invitation vous pouvez Ă©galement identifier les grands sujets Ă  l'ordre du jour. C'est par sujet que vous attribuez les rĂ´les et attendus.

Aster crée alors un espace de réunion qui reprend automatiquement votre structure. L'étape suivante est alors de compléter à l'avance les points à aborder.

Ajoutez ainsi des tâches, sujets à discuter ou du texte libre afin de définir une trame très précise et de lister les questions auxquelles vous souhaitez répondre.
Dans les notes, ajoutez tout commentaire ou document qui serviront aux discussions.

Deux cas s'offrent à vous dans la manière d'interagir avec les participants :

  1. Vous n'avez PAS partagé la réunion : vous êtres seul(e) pour définir cette trame
  2. Vous avez partagé la réunion : appuyez-vous sur vos participants pour ajouter des points ou des notes. Puis, priorisez-les

GĂ©rer le temps

En séance, utilisez le compte-à-rebours pour respecter le temps que vous avez défini pour chaque sujet

Bonus : réunion récurrente

Lorsque votre réunion est récurrente, la mécanique que vous avez définie pour la première réunion est automatiquement répliquée pour les suivantes. Votre réunion est sur pilote automatique !

De plus, d'une réunion sur l'autre, Aster pré-remplit votre espace de réunion avec les points non résolus du précédent compte-rendu.

Les bénéfices pour vous

Ils sont nombreux :

  • Les rĂ´les sont clairs. Donc tout invitĂ© de dernière minute par un autre membre n'a a priori pas de raison d'intervenir
  • La trame est priorisĂ©e. Le hors-sujet est donc très visible et facilement Ă©vitĂ©
  • Plus aucun sujet n'est laissĂ© de cĂ´tĂ©
  • La rĂ©union ne s'Ă©ternise pas

Et votre esprit est libéré de l'animation pour pouvoir pleinement contribuer sur le coeur des sujets abordés.

La fonctionnalité à la Une

Si votre réunion fait suite à une réunion précédente, déjà organisée avec Aster, utilisez la fonctionnalité de reprise automatique. A la clé :

  • Tous les champs de votre invitation se remplissent automatiquement : invitĂ©s, nom de la rĂ©union..
  • L'ordre du jour et les responsabilitĂ©s aussi
  • Dans votre espace de rĂ©union, les points ouverts du prĂ©cĂ©dent CR sont automatiquement repris.

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