Pour qu'une réunion soit un succès, la préparation et le suivi des actions sont deux étapes cruciales. Car oui, une réunion d'une heure dont le plan d'actions n'est pas réalisée, c'est du temps de perdu !

Tout cela prend du temps, mais surtout, beaucoup d'Ă©nergie...

Le cas d'usage en détails

S'assurer que les participants ont bien en tête le contexte, qu'ils viennent préparer, que l'ordre du jour soit respecté ou encore que les actions soient réalisées.

Voilà autant d'étapes qui paraissent simples, mais qui consomment beaucoup d'énergie pour tout organisateur de réunion.

Avec Aster, éliminez ou automatisez toutes les tâches sans valeur ajoutée telles que la relance des participants, la préparation de la trame du compte-rendu ou encore sa diffusion.

Concentrez-vous suer les échanges qui créent de la valeur pour que vos réunions soient simples, utiles et agréables.

Comment me libérer l'esprit

La magie des réunions récurrentes

Si votre réunion est récurrente, elle est reconnue comme telle dans Aster. Dans ce cas, paramétrez une unique fois votre flux de travail (relances, agenda, préparation des participants) et Aster le reproduira pour chaque occurrence !

Activer la récurrence depuis Outlook :

  • Ajoutez une frĂ©quence Ă  votre invitation. Aster la dĂ©tectera automatiquement.

Activer la récurrence depuis Aster :

  • Depuis la crĂ©ation en 1 clic :
  • Depuis la crĂ©ation assistĂ©e de rĂ©union :

đź’ˇ Le suivi automatique de vos plan d'actions

A la fin de votre réunion, Aster crée automatiquement l'espace de réunion de l'occurrence suivante et le pré-remplit avec les tâches non faites et les sujets de discussion.

La relance automatique des participants

Aster vous propose de relancer automatiquement les participants avant la réunion en leur rappelant leur rôle et attendus.

Cette option est disponible depuis le paramétrage de votre réunion

  • Dans Outlook
    Activer Renforcer la préparation en amont de la réunion
  • Sur Aster dans la crĂ©ation de rĂ©union assistĂ©e
    Activer Relancer les contributions à l'approche de la réunion
  • Sur Aster dans la crĂ©ation en 1 clic
    DĂ©finissez un rappel

💡 Les personnes ayant importé leur travail préparatoire dans Aster, sous forme de documents, de notes ou directement de décisions/tâches ne seront pas relancés, pour éviter toute surcharge de mails.

La prise de notes

Dès que vous pensez à un sujet à aborder en réunion, à une question à poser ou à un message à faire passer, envoyez-le à Aster et passez à autre chose !

Aster consolidera toutes vos notes et vous les retrouverez lors de votre réunion. Vous ne manquerez plus aucun sujet !

Directement depuis Aster, ajoutez des notes et liez les à un sujet, à une tâche, etc.

Profitez Ă©galement de l'add-in dans Outlook (utilisateurs Office 365) et de l'extension Chrome pour envoyer des notes depuis partout !

Pour en savoir plus sur les notes et leur fonctionnement, rendez-vous dans cet article.

Les bénéfices

  • Abandonnez les post-its et les mails Ă  vous-mĂŞme. Confiez le soin Ă  Aster de se rappeler pour vous des messages que vous voulez faire passer
  • Plus d'implication de vos participants, sans avoir Ă  les relancer un Ă  un
  • Votre agenda se configure tout seul en fonction du compte-rendu de la fois prĂ©cĂ©dente !
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