Partagez l'accès à l'espace de réunion Aster créé et impliquez vos participants dans la préparation et dans la conduite de la réunion, ainsi que dans le suivi du plan d'actions !

Un compte leur sera alors automatiquement créé et il leur suffira de l'activer.

Le cas d'usage en détails

Vous avez envie d'impliquer vos participants pour :

  • co-construisent l'ordre du jour,
  • qu'ils remontent les points qu'ils souhaitent aborder,
  • qu'ils donnent un statut sur leurs actions,
  • que chacun partage son travail prĂ©paratoire,
  • discuter en amont des options et ainsi gagner du temps en rĂ©union.

Voire :

  • vous animez la rĂ©union mais chaque sujet est portĂ© par une personne diffĂ©rente
  • vous partagez l'animation de la rĂ©union avec une rĂ©partition des rĂ´les : secrĂ©taire, timekeeper...

Cela peut être s'appliquer à tout type de réunions : réunions d'équipes, bilatérales, réunions projet, steering committees, copil, coproj, codir... (en savoir plus sur les différents types de réunions)

Comment utiliser Aster en Ă©quipe

Partager la réunion

Lorsque vous créez une nouvelle réunion, depuis Aster dans votre navigateur ou depuis votre agenda (Outlook ou Google Calendar), il vous suffit d'activer l'option "Partager ma réunion tout de suite"

En activant ce lien, voici ce qui se passe :

  • les participants reçoivent un mail pour activer leur compte. Il leur faut s'authentifier pour accĂ©der Ă  l'espace de rĂ©union,
  • un lien envoyant vers l'espace de rĂ©union partagĂ© est ajoutĂ© Ă  l'invitation,
  • selon leurs droits, ils peuvent ajouter, modifier voire supprimer des notes et des commentaires.

Attribuer des rĂ´les aux participants

Impliquer les participants nécessite de mettre un cadre. Avec Aster, lors de la création de la réunion (ou dans l'édition), vous êtes invité(e) à définir des rôles par grand thème. Pour chaque personne, vous pouvez définir :

  • un rĂ´le : co-organisateur, responsable, contributeur ou informĂ©
  • un attendu : le travail Ă  rĂ©aliser pour la rĂ©union, nĂ©cessaire pour atteindre les objectifs. Par exemple : "mettre Ă  jour le tableau de bord"

Suivez ce lien pour en savoir plus sur les rôles et les droits associés, et celui-ci pour nommer un participant comme co-organisateur.

Les bénéfices

Avec Aster en mode collaboratif, attendez-vous à deux grands gains lors de vos réunions :

  1. Beaucoup de temps gagné. Les réunions sont préparées en amont et les participants connaissent le sujet. Vous rentrez plus vite dans le coeur de la réunion et prenez plus de décisions,
  2. Une implication plus forte de chacun et donc des réunions dont on sort satisfaits, grandis et plus soudés. Ce sont de réels moments de partage efficaces, qui laissent la place à de réels échanges

La fonctionnalité à la Une

Le timekeeping

Rien de mieux pour une réunion dont tout le monde sort satisfait qu'une réunion rythmée et qui respecte l'heure de fin !

Avec Aster, lors de la création de la réunion (ou dans l'édition), vous pouvez attribuer un temps à chaque grand sujet. Cela permet à tous d'en saisir l'importance.

Puis, pendant la réunion, déclenchez un compte-à-rebours. 3 minutes avant la fin, vous serez signifié(e) qu'il est temps de passer au sujet suivant !

Découvrez en détail comment respecter le temps passé sur chaque sujet.

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