En partageant l'accès à votre réunion sur Aster, vous impliquez davantage les participants dans la préparation et la conduite de celle-ci, ainsi que dans le suivi du plan d'actions.

Un compte sera automatiquement créé pour chacun des participants. 

Le cas d'usage en détails

Vous avez envie d'impliquer vos participants pour :

  • co-construire l'ordre du jour,
  • qu'ils remontent les points qu'ils souhaitent aborder,
  • qu'ils donnent un statut sur leurs actions,
  • que chacun partage son travail prĂ©paratoire,
  • discuter en amont des options et ainsi gagner du temps en rĂ©union.

Ou encore :

  • vous animez la rĂ©union mais chaque sujet est portĂ© par une personne diffĂ©rente
  • vous partagez l'animation de la rĂ©union avec une rĂ©partition des rĂ´les : secrĂ©taire, timekeeper...

Cela peut être s'appliquer à tout type de réunions : réunions d'équipes, bilatérales, réunions projet, steering committees, copil, coproj, codir... (en savoir plus sur les différents types de réunions)

Comment utiliser Aster en Ă©quipe

Partager la réunion

  • Depuis la crĂ©ation assistĂ©e de rĂ©union sur Aster :
  • Depuis la crĂ©ation en 1 clic ⚡️

Lorsque vous partagez l'accès : 

  • les participants reçoivent un mail pour activer leur compte. Il leur faut s'authentifier pour accĂ©der Ă  l'espace de rĂ©union,
  • les participants reçoivent un lien pour accĂ©der Ă  l'espace de rĂ©union sur Aster,
  • selon leurs droits, ils peuvent ajouter, modifier voire supprimer des notes et des commentaires.

Attribuer des rĂ´les aux participants

Pour favoriser l'implication des participants il est recommandé de renseigner pour chacun :

  • un rĂ´le : co-organisateur, responsable, contributeur ou informĂ©
  • un attendu : le travail Ă  rĂ©aliser pour la rĂ©union, nĂ©cessaire pour atteindre les objectifs. Par exemple : "Remplir le tableau de bord"

*Les rôles et attendus se définissent par sujet 

Suivez ce lien pour en savoir plus sur les rôles et les droits associés, et celui-ci pour nommer un participant comme co-organisateur.

Les bénéfices

  1. ⏱ Beaucoup de temps gagné
    Les réunions sont préparées en amont et les participants connaissent le sujet. Vous rentrez plus vite dans le cœur de la réunion
  2. ✅ Plus de décisions prises
    Grâce à une implication plus forte des participants, vos réunions redeviennent des moments de partage efficaces

La fonctionnalité à la Une

Le time-keeping

Rien de mieux pour une réunion dont tout le monde sort satisfait qu'une réunion rythmée et qui respecte l'heure de fin !

Avec Aster, lors de la création de la réunion (ou dans l'édition), vous pouvez attribuer un temps à chaque grand sujet. Cela permet à tous d'en saisir l'importance.

Puis, pendant la réunion, déclenchez un compte-à-rebours. 3 minutes avant la fin, vous serez signifié(e) qu'il est temps de passer au sujet suivant !

Découvrez en détail comment respecter le temps passé sur chaque sujet.

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