Résumé

 Ce qu'il faut retenir : vous pouvez partager votre compte-rendu

  • Ă  tout moment (pendant ou après la rĂ©union) ;
  • autant de fois que vous le souhaitez.

En détail

Pour toutes vos réunions

Vous pouvez choisir différentes options (cumulables) pour le partage de votre compte-rendu :

  • Partager le compte-rendu par email ;
  • Joindre le compte-rendu en PDF Ă  ce email ;
  • Le partager sur One note.

Vous disposez également de la possibilité de partager votre compte-rendu plusieurs fois. Cela vous permet donc d'envoyer plusieurs versions si vous avez besoin d'intégrer des retours ou de corriger des erreurs.

Lorsque vous partagez votre compte-rendu c'est comme si vous faisiez une photo de celui-ci à un instant T. Vous pouvez donc prendre autant de photo de votre compte-rendu que nécessaire.

Les documents ajoutés à votre compte-rendu sont également attaché à l'email.

Le cas spécifique de vos réunions récurrentes

1. Que se passe-t-il lorsque je clique sur partager mon compte-rendu ?

Lorsque vous partagez le compte-rendu d'une récurrence celui-ci est enregistré dans la liste des compte-rendus disponibles sur Aster, et votre prochaine occurrence est créée. 

NB. Pour rappel, la nouvelle occurrence créée reprend les éléments qui structurent votre compte-rendu : Ordre du jour, Sujets, Sous-sujets, Participants, ainsi que vos tâches et actions pour que assurer un suivi efficace entre deux réunions.

2. Que se passe-t-il lorsque la date d'une occurrence est dépassée si je ne partage pas le compte-rendu ?

Dans ce cas votre occurrence restera dans "réunion en cours", et Aster créera automatiquement l'occurrence suivante.

Plusieurs options s'offrent alors Ă  vous :

  • Si vous avez simplement dĂ©calĂ© votre rĂ©union dans le temps vous pouvez donc choisir de complĂ©ter le compte-rendu correspondant. Aster fera automatiquement la passerelle entre vos deux occurrences afin d'assurer le bon suivi de vos tâches et sujets Ă  discuter.
  • Si cette occurrence a Ă©tĂ© annulĂ©e. Vous pouvez tout simplement choisir de supprimer cette occurrence uniquement sans impacte sur les prochaines. Aster garde en mĂ©moire toutes vos informations qui seront conservĂ©es pour votre prochaine rĂ©union

3. Sur mon tableau de bord je constate que plusieurs occurrences de ma réunion récurrente sont dans la colonne "Réunions en cours", de quoi s'agit-il ?

Ce sont les occurrences pour lesquelles vous n'avez pas partagé de compte-rendu, Aster les considère donc à ce titre comme non terminées.

Si vous souhaitez les supprimer de la colonne, deux options s'offrent Ă  vous :

  • Choisir de partager le compte-rendu des occurrences aux participants ;
  • Choisir de supprimer les occurrences passĂ©es individuellement. Attention dans ce cas prĂ©cis choisissez bien l'option "supprimer cette occurrence uniquement" afin de ne pas supprimer votre routine.


Si vous avez d'autres questions n'hésitez pas à nous contacter via le chat Intercom disponible en bas à droite de votre application :)

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