Cet article s'adresse aux organisateurs de réunion.
Contexte où donner ce rôle à vos participants :
Si vous êtes plusieurs à intervenir sur l’organisation de la réunion (définition des grands sujets à l'ODJ, gestion des participants, animation, rédaction du CR), donnez les mêmes droits que vous à vos participants pour organiser et structurer le CR à plusieurs.
Au moment où vous invitez une personne à une réunion vous pouvez le nommer «organisateur» au lieu de participant.
Les permissions du statut d'organisateur
Le participant que vous nommerez co-organisateur pourra éditer la réunion exactement comme s'il en était l'organisateur. Et notamment :
1/ Sur les paramètres de la réunion
Réunion créées depuis Aster :
Sur la réunion, l'organisateur peut accéder au paramètres et ainsi éditer les champs suivants :
Modifier la date, la fréquence et le nom de la réunion | Modifier la liste des participants | Modifier l'accès à la réunion |
Réunion crées depuis le plugin outlook / google
Pour les réunions crées depuis Outlook, ou google agenda, seul la personne qui aura crée la réunion à partir du plugin pourra modifier les paramètres. Un co-organisateur pourra uniquement changer le rôle des participants en les nommant organisateurs à leur tour par exemple, ou bien activer le rappel dans la préparation.
2/ Sur le compte-rendu
Ajouter ou supprimer des sujets, éditer les sujets (titre, durée) | Modifier les rôles des participants dans les sujets | Partager le CR |
Comment attribuer le statut de co-organisateur ?
Rendez-vous sur votre tableau de bord
Choisissez la réunion pour laquelle vous souhaitez définir un co-organisateur en cliquant sur la prochaine réunion à préparer.
Cliquez sur paramètres pour ouvrir les paramètres de la réunion ou double cliquez sur le titre
Rendez-vous dans les participants
Cliquez sur « participant » sur la ligne de la personne et changez son rôle en organisateur
En enregistrant, validez ce statut d’organisateur pour la réunion ou pour toutes les réunions suivantes.
Et voilà, vous avez donné le statut de co-organisateur à l'un ou l'une de vos participant(e)s !